Các chương trình email như Apple Mail và Microsoft Entourage thêm vào rất nhiều chức năng, nhưng nếu bạn muốn kiểm tra email của bạn một cách nhanh chóng, linh hoạt t�� bất k�� một máy tính nào trên th�� giới, một dịch v�� email trực tuyến là con đường bạn lựa chọn. Một trong những dịch v�� email miễn phí của Google là Gmail. Nó cung cấp cho người dùng dung lượng lưu tr�� hết sức hào phóng, ngăn chặn Spam và có th�� nhóm các  tin nhắn có liên quan vào một cuộc đàm thoại.

Đó mới ch�� là một vài tính năng trong rất nhiều tính năng của nó. Nhưng có phải bạn mới ch�� khai thác một chút ít bên ngoài ứng dụng Web? Hãy tập trung và bạn s�� thấy rất nhiều các tính năng khác có th�� giúp bạn quản lý email của bạn nhanh hơn và thông minh hơn.

S�� dụng tạo nhãn

Gmail không s�� dụng các thư mục thông thường đ�� lưu tr�� các file email. Thay vào đó nó đưa ra các nhãn. Chức năng của những cái th�� ghi tên này cũng giống như các thư mục, nhưng với một s�� khác biệt đến khó tin: một tin nhắn đơn l�� có th�� có nhiều nhãn, vì th�� nó không hạn ch�� là có bao nhiêu vùng bạn có th�� lưu tr�� tin nhắn của bạn.

Đ�� tạo một nhãn cho một nhóm các tin nhắn được chọn, bấm vào “More Action�� s�� có một Menu th�� xuống. Dưới  mục “Apply Label�� bạn chọn nhãn mà bạn muốn. Bạn có th�� tạo một nhãn mới bằng cách bâm vào mục “Edit Labels�� trong hộp thoại “Labels�� nắm �� góc dưới bên trái màn hình. Bạn có th�� tạo mã màu cho các nhãn của bạn đ�� d�� dàng phân biệt chúng trong danh mục các thư đến.

Lưu tr�� Mail

Không nên đ�� các thư đến ch�� nằm trong mục Inbox. Bạn có th�� cất những thư đã cũ mà không còn quan trọng với bạn �� thời điểm hiện tại bằng cách lưu tr�� chúng. Chọn các thư mà bạn cần lưu ch�� sau đó bấm nút “Archive��. Nó s�� đưa tất c�� những thư mà bạn chọn vào trong mục All Mail. Lưu tr�� thư điện t�� của bạn đ�� làm giảm s�� bừa bộn trong hòm thư đến của bạn nhưng vẫn gi�� nhưng thư đó trong tài khoản Gmail của bạn.

Lọc Mail

Cũng giống như với Mail và Entourage, bạn có th�� có tiến trình x�� lý thư đến t�� động của Gmail dựa trên các đặc điểm đặc biệt. Và tất nhiên, bạn có th�� đặt nhãn cho các thư đến t�� một danh b�� mail như là Read Later, t�� động chuyển tiếp email t�� v��/chồng của bạn tới thiết b�� cầm tay của bạn, hoặc tín nhắn quan trọng t��  sếp.

Trong mục Setting của Gmail, bấm vào Filter đ�� thiết lập vùng tìm kiếm, hiển th�� kết qu�� và thiết lập những hành động mà Gmail cần làm. Hoặc bạn có th�� khởi động tiến trình qua việc m�� một dạng thư đến mà bạn muốn lọc, bấm vào mục “More Action�� chọn “Reply�� sau đó chọn “Filer Messages Like This��.

Tìm kiếm thông minh

B��n c��n nhanh chóng g��i ra m��t thư mà t�� kho lưu tr�� không l�� c��a b��n? Hãy dành m��t chút th��i giàn xem qua công c�� tìm ki��m c��a Google. Gmail k��t h��p v��i công ngh�� Google Search trong lĩnh v��c tìm ki��m email và đưa ra m��t cách nhanh chóng tin nh��n mà b��n c��n.

Ví d�� như, đ�� tìm ki��m các thư đi��n t�� t�� Jim th��o lu��n v�� nh��ng b�� phim anh ta yêu thích, gõ from:Jim; subject: movie trong h��p tho��i tìm ki��m. Ho��c s�� d��ng from:"John Smith" has: attachment (D��u �� �� ch�� ra m��t nhóm t�� ph��i xu��t hi��n cùng nhau).

B��n có th�� s�� d��ng nh��ng th�� thu��t này đ�� t��o ra nh��ng đo��n tìm ki��m ph��c t��p hơn. Đ�� theo d��u các thư đi��n t�� đư��c g��i t�� m��t ai đó t��i Example.com ngo��i tr�� Jill b��n có th�� xem ví d�� sau: gõ from:example.com AND - from:[email protected]. Đ�� có nhi��u ý tư��ng trong lĩnh v��c tìm ki��m này b��n nên lư��t qua đ��a ch�� sau:   //mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=7190

Đánh dấu các quan h�� thư tín cá nhân

Bạn muốn xem một cách nhanh chóng các thư được  s�� quan tâm của bạn? Các ch�� th�� của Gmail Personal Level s�� ch�� ra cho bạn khi một email được gửi ch�� cho bạn. Đ�� bật ch�� đ�� này, m�� “General setting�� và chọn “Show indicators��. T�� bây gi��, các thư gửi đi tới địa ch�� của bạn ch�� hiện th�� bằng đấu mũi tên kép (>>) và tiếp đến là dòng tiêu đ��; Các thư gửi tới địa ch�� của bạn và những người khác s�� có một dấu mũi tên (>). Các thư không được thiết lập địa ch�� đặc biệt của bạn ( như là các thư trong danh b�� thư) s�� không có dấu mũi tên.

Các cuộc thoại thầm lặng

Quá mệt mỏi bởi các  luồng Email gây phiền nhiễu? Khi bạn chat với đồng nghiệp hoặc với các thành viên lắm lời khi kéo dài cuộc đàm thoại vượt xa s�� cần thiết của nó, hãy th�� “mute�� cuộc đàm thoại.

Với mỗi một tin nhắn được chọn, bấm nút M, nó s�� thông báo cho Gmail t�� động lưu tr�� các tin nhắn mới trong cuộc đàm thoại như khi chúng đến (nói một các khác là chúng không được hiển th�� trong mục Inbox của bạn). Sau đó đ�� xem tất c�� các cuộc đàm thoại bạn đã bấm tắt đi, gõ t�� “muted�� trên thanh tìm kiếm. Đ�� b�� ch�� đ�� đàm thoại thầm lặng này, chọn nó và trên mục “More Action�� chọn “Move To Inbox��.

Nếu bạn cần hồi đáp một tin nhắn t�� một trong những tài khoản khác và không muốn nó được gửi t�� địa ch�� thư Gmail, không vấn đ�� gì. Quay lại mục “Account Setting�� và thêm địa ch�� email thích hợp vào mục “Send Mail As��. Sau đó bật ch�� đ�� “Reply From The Same Address The Message Was Sent To��

S�� dụng phím tắt

Bạn muốn điều khiển giao diện Web của Gmail mà không cần dùng chuột? S�� dụng các phím tắt của Gmail là giải pháp. Đầu tiên, đảm bảo rằng h�� thống phím tắt đã được cho phép: Trong mục “Settings��, trên Tab “General��, chọn mục “Keyboard Shortcuts On��. Một vài phím tắt đơn giản và d�� nh�� như: Bấm R đ�� hồi đáp một tin nhắn, Bấm Z đ�� thực hiện lại một action, hoặc bấm G và sau đó đ�� vào mục Inbox. Còn các phím tắt khác phải cần thời gian thực hành đ�� nh��. Bạn có tham khảo nhanh v�� các phím tắt của Gmail bấm nút chấm hỏi (?) đ�� có giúp đ��.